privacy

Privacyverklaring Sportcentrum Olympos
Sportcentrum Olympos wordt beheerd en geëxploiteerd door de Utrechtse Studenten Sportstichting
Mesa Cosa en hecht veel belang aan de privacy van haar klanten en bezoekers. De persoonsgegevens
van klanten zijn strikt vertrouwelijk en worden enkel en uitsluitend voor eigen administratieve en
communicatieve doeleinden door Sportcentrum Olympos zelf verwerkt. Deze gegevens worden niet
voor commerciële doeleinden aan derden ter beschikking gesteld.
Sportcentrum Olympos onderschrijft de noodzaak om op een correcte en verantwoorde wijze om te
gaan met uw persoonsgegevens, in overeenstemming met wet- en regelgeving van de Algemene
Verordening Gegevensverwerking.
Deze verklaring is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de website) van
Sportcentrum Olympos en beschrijft uw rechten en plichten met betrekking tot verwerking van
persoonsgegevens via onze websites en applicaties en het gebruik van cookies.
Verwerking persoonsgegevens
Bij Sportcentrum Olympos worden uw persoonsgegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk
is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u, bij de uitvoering van onze wettelijke
verplichtingen of indien u ons daar specifieke toestemming voor heeft verstrekt. Daarnaast behoudt
Sportcentrum Olympos zich het recht voor de gegevens te gebruiken voor academisch onderzoek. In
dat geval worden de gegevens geanonimiseerd en zijn ze niet terug te herleiden tot individuele
personen.
Persoonsgegevens kunnen onder andere door ons worden verzameld bij het registreren op onze
website, bij inschrijving voor deelname aan onze activiteiten of bij mailwisselingen met onze
medewerkers. De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats op basis van de rechtsgeldige
grondslag “uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst”.
Met het aangaan van het lidmaatschap van Sportcentrum Olympos geven klanten toestemming aan
Sportcentrum Olympos om een aantal gegevens te verwerken. Het gaat hierbij om:
 NAW-gegevens,
 e-mailadres,
 telefoonnummer,
 geboortedatum,
 gegevens waaruit blijkt tot welke klantcategorie iemand behoort (student, medewerker etc.),
 een foto voor identificatie,
 camerabeelden voor veiligheid
 bezoekgegevens.
Sportcentrum Olympos verwerkt deze gegevens ten behoeve van de ledenadministratie,
informatieverstrekking en toegangsverlening en –controle. Persoonlijke gegevens worden in de
meeste gevallen door de betrokkene zelf verstrekt.
Verder kunnen uw gegevens gebruikt worden om u te informeren over interessante producten en
diensten van Sportcentrum Olympos
Sportcentrum Olympos biedt diverse activiteiten die alleen uitgevoerd kunnen worden door gebruik
te maken van uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw emailadres voor het
sturen van herinneringsberichten, een digitale nieuwsbrief of promotionele e-mails. U ontvangt
alleen de digitale nieuwsbrief als u hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven. U zult daarbij
altijd de mogelijkheid aangeboden krijgen om deze toestemming in te trekken.

Voor een deel van onze dienstverlening worden derden ingeschakeld. Met die derden hebben wij
voorwaarden vastgelegd, waarin uw privacy zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. Een overzicht van
deze derden vindt u in bijlage 1.
Waarborgen
 Sportcentrum Olympos slaat uw persoonsgegevens en de back-up daarvan op in beveiligde
datacentra in de Europese Economische Ruimte (EER);
 Uw persoonsgegevens worden niet met derden buiten Nederland gedeeld zonder uw
uitdrukkelijke toestemming;
 Alle door u verstrekte persoonsgegevens welke van belang zijn voor de dienstverlening aan u,
worden volstrekt vertrouwelijk behandeld;
 De door u verstrekte persoonsgegevens worden bovendien slechts gebruikt voor de hiervoor
genoemde doelen en gedeeld met de personen binnen onze organisatie, of door ons
ingeschakelde derden, die noodzakelijk kennis dienen te nemen van uw persoonsgegevens om u
goed van dienst te kunnen zijn;
 Slechts in bepaalde gevallen zal Sportcentrum Olympos derden voorzien van uw persoonlijke
gegevens. Bijvoorbeeld indien de wet dit vereist of indien u als betrokkene hiervoor toestemming
heeft gegeven. Wij verstrekken uw gegevens alleen indien Sportcentrum Olympos van mening is
dat de aanlevering noodzakelijk is om:
o te voldoen aan wettelijke verordeningen of juridische processen met betrekking tot
Sportcentrum Olympos of de websites;
o de rechten en eigendommen van Sportcentrum Olympos en verwante websites te
beschermen;
o in kritieke omstandigheden uw persoonlijke veiligheid te beschermen.
 De verwerkte gegevens zijn toegankelijk voor medewerkers van Sportcentrum Olympos die uit
hoofde van hun functie met deze gegevens werken (baliemedewerkers, docenten, administratie,
communicatie en leidinggevenden).
 Medewerkers van Sportcentrum Olympos hebben alleen toegang tot de verwerkte gegevens met
behulp van inlogcodes.
 Alle medewerkers van Sportcentrum Olympos hebben een geheimhoudingsbeding en er wordt
binnen onze organisatie regelmatig aandacht gevraagd voor privacybewaking van
persoonsgegevens. Tevens geldt er een Protocol Datalekken waarnaar gehandeld dient te
worden ingeval van een (mogelijke) datalek. Alle datalekken worden geregistreerd en er worden
verbetertrajecten afgesproken als dat mogelijk en nodig is.
 Sportcentrum Olympos maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, noch van
profilering.
Standaardmaatregelen
De standaardmaatregelen die Sportcentrum Olympos neemt om een eventueel verlies of
onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken, zijn de volgende:
 Sportcentrum Olympos zorgt voor een goede, organisatorische en technische beveiliging van het
kantoor en de door haar gebruikte (klant)systemen.
 Indien medewerkers thuis werken dienen zij in de thuissituatie privacy maatregelen te nemen.
 De websites en applicaties van Sportcentrum Olympos maken gebruik van een passende
beveiliging en versleutelde verbindingen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies
of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
 Indien Sportcentrum Olympos gebruik maakt van derden, leggen we minimaal dezelfde
beveiligingseisen aan deze derde op.
 De (persoons)gegevens worden door Sportcentrum Olympos niet langer bewaard dan strikt
noodzakelijk is, doch minimaal gedurende de voor Sportcentrum Olympos geldende wettelijke
bewaartermijn.
 Indien u gebruik gemaakt heeft één van de rechten van betrokkenen dan zal Sportcentrum
Olympos uw verzoek conform de geldende wetgeving en binnen de daarvoor gestelde termijn
afhandelen.
Uw rechten
U heeft onder de AVG onder andere de volgende rechten:
 Recht op inzage van uw persoonsgegevens. U heeft het recht de persoonsgegevens in te zien die
Sportcentrum Olympos van u heeft. Sportcentrum Olympos zal eerst uw identiteit verifiëren en
daarna uw gegevens opzoeken. Alle data die Sportcentrum Olympos van u heeft, worden naar u
toegezonden.
 Recht op correctie van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om de persoonsgegevens, die
Sportcentrum Olympos van u heeft, te corrigeren of aan te vullen.
 Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om de persoonsgegevens, die
Sportcentrum Olympos van u heeft, geheel of gedeeltelijk te verwijderen.
 Recht op bezwaar. Als u vindt dat Sportcentrum Olympos ten onrechte persoonsgegevens van u
verwerkt, dan wordt u uitgenodigd dat aan Sportcentrum Olympos kenbaar te maken. Als uw
bezwaar terecht is, zal Sportcentrum Olympos de verwerking van uw persoonsgegevens stoppen.
 Recht op dataportabiliteit van de door u verstrekte persoonsgegevens. U heeft het recht de
persoonsgegevens die Sportcentrum Olympos van u heeft, digitaal over te dragen aan een
andere instantie. Wilt u dit, dan levert Sportcentrum Olympos uw gegevens in een
gestructureerd en gangbaar bestandsformaat aan. Dit mag Sportcentrum Olympos alleen doen
met persoonsgegevens die u persoonlijk aan Sportcentrum Olympos heeft verstrekt, of die
Sportcentrum Olympos heeft verkregen door de uitvoering van onze overeenkomst.
U kunt gebruik maken van deze rechten door een e-mail te sturen naar de Functionaris voor
Gegevensbescherming; zie de contactgegevens verderop in dit document.
Sportcentrum Olympos zal uw verzoek binnen de wettelijke termijn afhandelen. Het contact zal door
Sportcentrum Olympos hoofdzakelijk per e-mail verlopen; indien nodig vindt er telefonisch contact
plaats.
Klanten kunnen Sportcentrum Olympos op elk moment verzoeken om hun gegevens te verwijderen.
Indien men dat doet op een moment dat er nog sprake is van een geldig lidmaatschap dan kan de
verwijdering pas plaatsvinden na de einddatum van het lidmaatschap.
Contact per e-mail
Sportcentrum Olympos onderscheidt globaal twee soorten geautomatiseerde e-mail: transactionele
e-mail, die door u zelf geïnitieerd/aangevraagd is en wervende email.
Transactionele e-mail vormt een wezenlijk onderdeel van de door u gekozen dienst, zoals
bijvoorbeeld het resetten van een wachtwoord of bevestigen van een inschrijving. Voor deze type emails kunt u zich daarom niet uitschrijven.
Als u toestemming geeft voor het ontvangen van wervende mail zoals nieuwsbrieven kunt u deze
toestemming weer intrekken. E-mails van dit type bevatten opzegmogelijkheden voor de betreffende
mailing.
Bezoek aan onze website
Sportcentrum Olympos gebruikt voor het kunnen uitvoeren van haar dienstverlening via haar
website de volgende soorten cookies:
 Functionele cookies, die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren. Deze
worden standaard geplaatst en worden niet verwijderd wanneer u de cookies niet accepteert.
Een voorbeeld van een functionele cookie is het opslaan van de producten die u in de
winkelwagen plaatst.
 Statistische cookies (zoals Google Analytics), om bezoekstatistieken te verzamelen voor inzicht in
het gebruik van de website. De privacy van de bezoeker blijft met deze statistische cookies
gewaarborgd. Sportcentrum Olympos gebruikt de gegevens niet om individuele bezoekers te
volgen, maar uitsluitend om een globaal beeld te krijgen van de bezoekersaantallen van de
website, de meest bezochte pagina's, zoekopdrachten, enz. Aan de hand daarvan kan de website
waar nodig verbeterd worden.
 DotNetNuke cookies. Dit zijn functionele cookies die noodzakelijk zijn om een website goed te
laten functioneren. Deze cookies worden ook standaard geplaatst en worden niet verwijderd als
men de cookies niet accepteert. Een voorbeeld is het opslaan van een product dat de bezoeker in
het winkelwagentje plaatst.
U kunt in de instellingen aangeven of u deze cookies wilt toestaan. U hoeft dit slechts eenmalig aan
te geven, totdat u uw tijdelijke bestanden wist.
Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn
geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw
gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het privacy statement van de website die u bezoekt.
Gebruik apps externe partijen
Sportcentrum Olympos draagt er zorg voor dat er afspraken gemaakt worden over de veiligheid van
persoonsgegevens die worden opgeslagen in de cloud bij het gebruik van apps van externe partijen.
Desalniettemin ligt er een verantwoordelijkheid bij de gebruiker zelf om verstandig met
persoonsgegevens om te gaan.
Functionaris gegevensbescherming
Alhoewel Sportcentrum Olympos daar niet toe verplicht is, treedt dhr. E. Peeters op als interne
Functionaris voor Gegevensbescherming (FG).
U kunt de FG van Sportcentrum Olympos tijdens kantoortijden bereiken via telefoonnummer 030-
2533908 of via het mailadres ussmesacosa@olympos.nl.
Ondanks de zorgvuldigheid, welke Sportcentrum Olympos aan de dag legt ten aanzien van uw
persoonsgegevens, kunt u een klacht hebben over onze werkwijze.
Mocht u na overleg of afhandeling van uw klacht niet tevreden zijn over de afhandeling, dan kunt u
zich wenden tot:
De Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijziging privacyverklaring
Sportcentrum Olympos behoudt zich het recht voor om deze privacy verklaring te wijzigen. Bekijk
daarom regelmatig het privacy statement voor een update. Bij discussie wordt uitgegaan van de
laatste privacyverklaring, welke op onze website is gepubliceerd.
Utrecht, 8 november 2019
Sportcentrum Olympos
Uppsalalaan 3
3584 CT UTRECHT
KvK Utrecht: 41184528
E: ussmesacosa@olympos.nl
T: 0302533908

Bijlage 1: Overzicht van derden die voor Sportcentrum Olympos persoonsgegevens verwerken
 Buckaroo B.V., Postbus 8257, 3503 RG Utrecht
 Idas B.V., Anklaarseweg 15, 7316 MA Apeldoorn
 Verito Service B.V., Stadhoudersmolenweg 54, 7317 AX Apeldoorn
 Uniek IT, Nokweg 38, 2451 AL, Leimuiden
 Digifit B.V. (het bedrijf achter Virtuagym), Oudezijds Achterburgwal 55, 1012 DB Amsterdam;
van toepassing voor sporters die, meestal via de afdeling fitness, gebruik maken Virtuagym